Bagi para pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), pencatatan kehadiran karyawan bisa menjadi tantangan tersendiri. Karena sistem absensi manual yang masih menggunakan buku catatan pastinya rentan terhadap kesalahan dan kehilangan data.
Sedangkan aplikasi yang berbayar yang menawarkan beragam fitur terbaik sangat mungkin belum bisa digunakan oleh mereka karena beberapa alasan. Entah karena alokasi dana yang belum tersedia untuk hal tersebut. Atau alasan lainnya terkait sumber daya, target utama yang menjadi prioritas dan lainnya.
Kabar baiknya, sebetulnya dengan Google Sheets Anda dapat membuat sistem absensi sederhana yang mudah diakses serta gratis. Tidak hanya itu, dengan Google Sheets bahkan Anda bisa membuat stock opname secara otomatis, atau mengaitkan antara file absensi dengan gaji serta laporan lainnya.
Untuk itu, pada kesempatan kali ini kita akan menyajikan penjelasan panduan praktis cara membuat sistem absensi untuk UMKM dengan menggunakan Google Sheets.
Keuntungan Menggunakan Google Sheets untuk Absensi
Sebelum masuk pada tahapan inti, barangkali ada yang mempertanyakan:"Mengapa kita menggunakan Google Sheets dan bukan dengan platform yang lainnya? Ya, saya tidak menyarankan untuk menggunakan aplikasi spreadsheet yang terkenal namun mudah kita dapatkan bajakannya. Meskipun aplikasi spreadsheet tersebut diajarkan di sekolah. Namun dalam banyak hal, Google Sheets ini memiliki banyak kelebihan yang sudah saya rasakan, diantaranya adalah:
1. Gratis dan Mudah Digunakan
Google Sheets tidak memerlukan perangkat lunak tambahan. Hanya dengan browser kita sudah bisa menjalankannya. Namun bagi Anda yang ingin memasangnya secara khusus bisa mendapatkan melalui Google Play Store. Aplikasi Spreadsheets ini bisa dipasang pada handphone dengan OS Android.
2. Akses di Mana Saja
Google Spreadshets bisa digunakan di komputer, tablet, atau smartphone hanya dengan koneksi internet. Selama tersedia kuota Anda maka aplikasi ini bisa digunakan meskipun sedang berada di halte, cafe atau di rumah ketika bercengkerama dengan karib kerabat.
3. Kolaboratif
Dengan Google Sheets, data dapat diakses oleh pemilik usaha maupun karyawan meskipun diakses dari tempat yang berbeda. Izin aksesnya pun beragam; ada yang bisa memodifikasi namun ada juga yang bisa diseting hanya melihat data saja atau disertai dengan komentar. Setelah itu, data yang sudah lewat pun bisa dikunci sehingga tidak bisa dilakukan perubahan-perubahan kembali.
4. Otomatisasi Sederhana
Data yang dibuat dengan Google Sheets bisa dikombinasikan dengan Google Forms untuk kemudahan input data. Kombinasi juga bisa dengan memanfaatkan Google Script namun ini perlu keahlian khusus. Begitu juga jika ingin menjadikannya menjadi aplikasi berbasis mobile dengan AppSheet.
Langkah-Langkah Membuat Sistem Absensi di Google Sheets
Mencatat kehadiran karyawan dengan cara manual bisa merepotkan dan rawan kesalahan. Dengan Google Sheets, Anda dapat membuat sistem absensi yang lebih praktis, efisien, dan mudah diakses. Berikut ini langkah-langkah membuat sistem absensi sederhana menggunakan Google Sheets
A. Membuat Template Absensi
1. Buka Google Sheets atau Google Drive
2. Jika melalui Google Sheets, silahkan buat spreadsheet baru atau klik "Blank Spreadsheet" dan beri nama sesuai kebutuhan, misalnya "Absensi Karyawan UMKM".
3. Jika masuk melalui Google Drive, silahkan klik "New"dan beri nama file sesuai kebutuhan.
4. Jika diperlukan bisa buat tabel dengan kolom berikut (opsional):
- Tanggal
- Nama Karyawan
- Jam Masuk
- Jam Keluar
- Keterangan (Hadir/Izin/Sakit)
Catatan: Pembuatan kolom di atas bersifat opsional jika Anda melakukan langkah berikutnya; yaitu integrasi dengan Google Forms. Karena ketika Anda menggunakan Google Forms dan mengaitkannya secara otomatis akan terbentuk nama serta kolom berdasarkan urutan di Google Forms.
B. Menggunakan Google Forms untuk Input Data (Opsional)
Agar karyawan atau seorang admin dapat mengisi laporan absensi dengan mudah, Anda bisa membuat Google Forms dengan cara sebagai berikut:
1. Buka Google Forms dan buat formulir baru dengan cara klik "Blank Form"
2. Tambahkan pertanyaan:
- Nama (Pilihan Ganda atau Isian Teks)
- Tanggal (Otomatis diambil dari waktu pengisian)
- Jam Masuk dan Jam Keluar
- Keterangan (Hadir/Izin/Sakit)
3. Hubungkan Google Forms ke Google Sheets dengan mengklik "Respons” → “Tautkan ke Lembar Kerja” atau "Link to Sheets".
4. Pilih "Select existing spreadsheet" karena kita sudah membuat filenya. Jika belum silahkan pilih "Create a new spreadsheet" kemudian buat file spreadsheetnya.
5. Klik "Select" kemudian pilih file spreadsheetnya dan klik "Insert"
6. Google Forms kini sudah terhubung dengan file spreadsheets.
7. Kembali ke tab "Google Forms" silahkan klik "Publish"
8. Klik "Publish"
9. Copy URL form absensi yang sudah dibuat kemudian share ke grup agar masing-masing karyawan bisa melakukan absensi sendiri melalui handphone masing-masing.
10. Contoh link ini kalau disebar di browser hasilnya akan terlihat sebagai berikut.
C. Menambahkan Fitur Otomatisasi Sederhana
Agar data lebih terstruktur, Anda bisa menggunakan beberapa fitur di Google Sheets:
- Validasi Data: Pastikan kolom tanggal dan waktu memiliki format yang benar.
- Filter Data: Gunakan fitur filter untuk memudahkan pencarian absensi tertentu.
- Fungsi IF dan COUNTIF: Contoh: `=COUNTIF(E:E, "Hadir")` untuk menghitung jumlah kehadiran karyawan.
Insya Allah untuk poin-poin yang disebutkan di atas akan dibuatkan artikel tersendiri. File absensi ini nantinya akan sedikit berbeda karena karyawan yang bertugas untuk entri datanya hanya seorang saja. Adapun prakteknya bisa cara input tersendiri atau dengan dengan mengambil dan mengonversi dari data lainnya.
Oh ya, untuk contoh penerapan rumus countif bisa dilihat pada artikel berikut: cara buat absensi dengan singkatan.
D. Berbagi Data dan Mengamankan Data
Selaku pemilik usaha sejatinya tidak terlalu penting untuk melihat proses pengambilan data kehadiran melalui Google Forms. Biasanya, pemilik usaha langsung kita berikan data kehadiran tersebut yang otomatis masuk ke dalam file spreadsheet.
Untuk itu, berikut ini beberapa cara yang bisa dilakukan terkait share data serta pengamanannya.
- Klik tombol “Bagikan” atau "Share" di kanan atas kemudian masukan email karyawan tertentu yang ditugaskan untuk bisa edit data dengan cara memasukan nama email yang bersangkutan dengan hak akses "Editor". Sedangkan yang tidak diizinkan untuk merubah data, berikan hak akses "Viewer" atau "Commenter" saja.
- Aktifkan "Riwayat Perubahan" agar dapat melacak siapa yang mengedit data jika ada perubahan data atau penghapusan data. Caranya klik tombol Ctrl + Alt + Shift + H atau melalui klik File - Version History - See Version History.
- Jika data sudah diarsipkan biasanya kita masuk dengan worksheet baru. Adapun data lama namun tetap menjadi referensi bisa diamankan dengan cara klik kanan pada sheet yang aktif kemudian pilih "Protect sheet" kemudian pilih "Set permissions". Berikan akses hanya pada admin atau Anda selaku owner kemudian klik "Done".
Kesimpulan
Google Sheets adalah solusi sederhana dan efektif untuk mencatat absensi karyawan UMKM. Dengan memanfaatkan fitur Google Forms dan otomatisasi sederhana, Anda dapat membuat sistem absensi yang rapi, aman, dan mudah diakses. Selamat mencoba!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar